Cómo dirigir un proyecto exitoso

Por Carlos Urso

Ideas y proyectos hay muchos. Proyectos exitosos son menos.

Todos tenemos ideas, ilusiones, proyectos; en las organizaciones existen muchos proyectos en ejecución. La mayoría tienen inconvenientes, dificultades y problemas. Pocos son los proyectos que se completan con éxito.

Veamos las causas y las acciones que nos permitirán estar más cerca del éxito.

Primero, comprendamos que podemos tener ideas e ilusiones, pero si queremos concluir un proyecto con menos dificultades, el Project Management nos ayuda. Sí, nos ayuda, pues son un conjunto de prácticas que dieron resultado en distintas culturas y en distintos proyectos. Es imposible decir: “aquí no se puede aplicar”; pues se han aplicado y se vienen aplicando cada vez más en todo el mundo y en diversas organizaciones y en distintos proyectos. 

La Dirección de Proyectos es una guía, es el rumbo a seguir. Nos permite planear proyectos de manera eficaz, posible; posibilita dirigir, ir adelante y no ir detrás de los problemas.

Project Management es dirigir, estar adelante y no ir detrás de los problemas.

Son innumerables los proyectos con problemas, en todas partes y en todos los tiempos hay proyectos que se enuncian y luego no se concretan o, si se los completan se lo hace muy alejado de lo planificado.

La Dirección de proyectos exitosos consiste en creer que con el auxilio de una metodología lograremos los objetivos. Así de simple.

Creer que una metodología nos ayudará es casi “contracultural”. Quiero decir, que es habitual trabajar sin métodos, trabajar creyendo que les haremos frente a las contingencias e imprevistos y nos arreglaremos. Se apela a la magia, a la soberbia de que luego se resolverá cualquier evento. La realidad luego nos obliga a buscar las razones y las justificaciones que nos tranquilizan o nos eximen de la responsabilidad del incumplimiento.

Uno de los elementos fundamentales de la Dirección de Proyectos es planificar. Seguidamente transcribo lo dicho en mi libro “Dirección de Proyectos Exitosos”:

Aquí estamos en uno de los procesos, para mí, más controvertidos, a veces complejos, y más ingeniosos de la conducción de proyectos.

Con frecuencia vemos que la planificación de los proyectos se hace incompleta, mal, o directamente, no se hace.

He escuchado varios argumentos de por qué no se hace o no es posible hacerla. He escuchado, por ejemplo:

‒   No hay tiempo; si me dedico a escribir lo que vamos a hacer, no empezamos nunca.

‒   En los proyectos que estoy, no conocemos el diseño de los productos a fabricar hasta que nos dedicamos a diseñarlos y fabricarlos; entonces, mal puedo decir cuánto tiempo me va demandar fabricarlo, o cuánto me va a costar.

‒   ¿No es mejor que nos pongamos a trabajar en vez de escribir documentos e informes que nunca se cumplen?.

‒   Los planes cambian permanentemente y en seguida quedan desactualizados.

‒   Cómo voy a planear algo que no sé.

‒   No me dan tiempo suficiente para hacer un plan completo y detallado.

‒   Los requerimientos o necesidades cambian mucho y para qué disponer de papeles escritos, si los tengo que modificar permanentemente, mejor me dedico a producir.

‒   Y muchas veces dicho en voz baja: “Si escribo un plan, luego me pueden controlar más fácil”.

Así, puedo seguir con un sinnúmero de argumentos.

Detengámonos en comprender qué es un plan para empezar a dilucidar algunas de las frases enunciadas.

Un Plan de Proyecto es un conjunto de documentos para realizar la gestión del proyecto. Sirve para conocer hacia dónde se va o se debe ir, qué se debe lograr con la ejecución del proyecto, cuáles son los desvíos en la ejecución, cómo y qué coordinaciones hay que hacer.

Un plan es una guía, para el que conduce, para todo el equipo del proyecto, para los actores, y sirve para tener claro lo que se debe hacer y en qué momento.

También, sirve para establecer qué se debe lograr con la ejecución del proyecto, cuáles son los desvíos en la ejecución, cómo y qué acciones hay que hacer. Un plan es una guía, para el que conduce, para todo el equipo del proyecto, para los actores, y sirve para tener claro lo que se debe hacer y en qué momento.

Un Plan de Proyecto sirve para conocer hacia dónde se debe ir.

Realmente, no es posible ejecutar un proyecto y lograr cumplir los objetivos, sin un plan previamente establecido, consensuado, aprobado. El propósito del plan de proyecto es desembrollar el conjunto de tareas a hacer, de modo tener todo dispuesto y ordenado, en lugar de creer que es posible hacer todo al mismo tiempo.

Generar proyectos exitosos implica tener claro qué queremos y qué hacer para lograrlo, quién va a realizar los trabajos, cómo nos relacionaremos y nos comunicaremos durante la ejecución del proyecto, cuándo hacer cada una de las tareas, y cuánto dinero necesitamos para realizar el proyecto.

Un Plan de proyecto completo y cumplible se hace considerando varios aspectos que están relacionados unos con otros; si modificamos unos afectan a otros, por esto es muy conveniente seguir una secuencia para confeccionarlo, para no olvidarnos de nada e incluir todo lo necesario en ese Plan. La secuencia recomendada es:

• Identificar a los diversos actores del proyecto y que influencia e interés tienen.
• Enunciar con el mayor detalle posible los requerimientos a satisfacer, los entregables o productos que hay que fabricar, los factores de éxito, los supuestos
• Determinar todas las tareas, y bien estructuradas para su seguimiento.
• Establecer quienes harán esas tareas, ya sea personal interno como contratistas.
• Incluir los riesgos y evaluar aquellos más dañinos y planificar las respuestas.
• Confeccionar el cronograma identificando las actividades críticas y las holguras disponibles.
• Confeccionar el presupuesto estimado.
• No olvidarse de elaborar un plan de comunicaciones para aplicar en la gestión con los distintos actores.

Disponer de un Plan de Proyecto permitirá administrar mejor la complejidad y tener tiempo para ocuparse de la gente.

En tiempo de ejecución del proyecto el líder debe dedicar su tiempo a armar un equipo, a lograr compromiso, a motivar, a enrolar a los actores en el proyecto.

Asimismo, debe realizar un seguimiento y control del proyecto de manera estructurada y bien formal.

Entonces, dirigir proyectos de manera exitosa es aplicar una metodología y ser un líder competente. Decía en “Dirección de Proyectos Exitosos”:

El liderazgo requiere preparación, como casi todo.

Primero, debemos aceptar sin duda alguna que son competencias que se deben desarrollar, no vienen solas. Desarrollarlas “haciendo” nos lleva más tiempo y cometemos enorme cantidad de errores, a veces irreparables. Cuando nos damos cuenta, es decir, escuchamos y comprendemos cómo debíamos haber actuado, es tarde, no hay remedio, el tiempo pasó y no podemos corregir, solo disculparnos o lamentarnos.

Nadie, o muy pocas personas responsables, aceptaría calcular y diseñar una estructura de un puente o de un edificio, si no está convencido que lo sabe hacer, que está calificado para hacerlo. Tampoco se dejaría operar por otra persona que no sea un médico cirujano.

¿Por qué esa creencia de que ser líderes se aprende liderando? Quizás alguno lo cree así, que haciendo se aprende; puede ser, pero con errores a veces irreparables, o al menos de una manera ineficiente.

Estamos entrando al meollo de la cuestión. La eficiencia es hacer algo con la menor cantidad de recursos. Simple. El nivel de competencia que una persona tiene respecto a liderazgo está vinculado directamente con los resultados. No solo los del cumplimiento de objetivos, sino también de cómo resulta el desarrollo de la gente que nos acompaña.

Entre las competencias que un líder de proyectos debe dominar están el conocimiento de la metodología, el desempeño eficaz en sus acciones, y el comportamiento (actitudes y características personales) con el entorno del proyecto.

Para terminar, los proyectos existen desde el origen de los tiempos, esto no tiene nada de moderno ni de revolucionario; lo nuevo es el reconocimiento de cómo ejecutar proyectos exitosos y no embarcarse en proyectos que llevan inexorablemente al fracaso o a la frustración.

Muchos directivos lo tienen claro y están haciendo esfuerzo e inversiones en dotar a su gente con las habilidades para dirigir proyectos cumplibles, exitosos.

También, están siendo más exigentes a la hora de aprobar proyectos. Están pidiendo planes completos, detallados, coherentes y consistentes. Están pretendiendo que los proyectos que aprueben sean cumplibles.

Carlos Urso

Autor de “Dirección de Proyectos Exitosos”